Créditos o cartera: cómo se paga el software de subvenciones y cuál te sale a cuenta

Cuando un despacho compara herramientas de subvenciones, casi siempre mira el precio mensual y poco más. Es lo lógico: dos cifras, una es menor, decidido.

El problema es que ese número no significa lo mismo en todas partes. En el software de ayudas públicas conviven dos modelos de cobro con lógicas opuestas, y la diferencia no aparece el primer mes. Aparece en marzo, cuando el trabajo va en serio.

Modelo 1: pagas por lo que consultas

Es el modelo de créditos. Contratas una cuota mensual que incluye un número determinado de consultas a la base de datos, y cada acción gasta una.

Lo que cuenta como consulta varía según la herramienta, pero suele incluir cosas así:

• Hacer una búsqueda.
• Abrir el detalle de una convocatoria.
• Consultar un resumen o una ficha.

Los planes de entrada del sector se mueven en torno a las 200 consultas mensuales. Suena a mucho hasta que lo divides: son unas diez al día laborable.

Y aquí conviene ser concreto sobre a qué te enfrentas. En Subelio agregamos la BDNS, el BOE y los boletines autonómicos, y en los últimos treinta días entraron una media de 51 convocatorias nuevas al día. No todas te aplican, claro. Pero para saber cuáles te aplican hay que mirarlas.

Con diez consultas diarias no llegas ni a revisar las novedades de la jornada, sin contar el trabajo real: comprobar si aquella orden encaja con el cliente que te llamó ayer, releer las bases de una que cierra la semana que viene, verificar un requisito antes de decirle a alguien que sí.

Cuando se agotan, se paran las consultas hasta el mes siguiente o se compran más, normalmente con un desembolso mínimo por recarga.

Modelo 2: pagas por los clientes que llevas

El otro modelo cobra en función del tamaño de tu cartera: un precio por tramo de clientes gestionados, con las consultas sin limitar.

Aquí el coste es predecible y no depende de cuánto trabajes. Da igual que un mes revises trescientas convocatorias y al siguiente cincuenta: la factura es la misma. Lo que la mueve es cuántos clientes llevas, que es una variable que controlas y que además crece con tu facturación.

Es el modelo que elegimos en Subelio, y no por casualidad: cuando el coste sube al usar la herramienta, la herramienta se usa menos. Y una alerta de subvención que no se revisa no sirve de nada.

La aritmética que conviene hacer antes de firmar

Coge tu situación real y haz tres cuentas.

Cuántos clientes llevas. No cuántos tienes dados de alta: cuántos podrían optar a ayudas. Una gestoría con 200 clientes en total quizá tenga 120 con actividad empresarial subvencionable.

Cuántas consultas harías al mes si la herramienta fuera ilimitada. Sé honesto aquí. Si el trabajo bien hecho son cuarenta consultas semanales, ese es el número —no el que te cabe en el plan.

Cuánto cuesta la consulta número doscientos uno. Es la pregunta que más información da. Si la respuesta es "hay que comprar un paquete con un mínimo de cincuenta euros", el precio de la etiqueta no es el precio real.

Con esos tres números, la comparación deja de ser entre dos cuotas mensuales y pasa a ser entre dos costes anuales, que es lo que de verdad pagas.

Cuándo cada modelo es el bueno

No hay uno mejor en abstracto. Hay uno mejor para tu volumen.

Los créditos salen a cuenta si consultas poco y de forma puntual: una asesoría que atiende subvenciones cuando un cliente pregunta, un despacho que trabaja campañas concretas dos o tres veces al año, un autónomo que mira lo suyo. Pagar por uso es justo cuando el uso es bajo.

El modelo por cartera sale a cuenta cuando el rastreo es continuo. Si revisas convocatorias todas las semanas para varias decenas de clientes, cualquier límite de consultas se convierte en una fricción diaria: dejas de mirar cosas por si acaso, y el "por si acaso" es exactamente donde aparecen las ayudas que nadie había visto.

Hay un efecto de segundo orden que suele pasarse por alto. Un límite de consultas cambia cómo trabajas, no solo cuánto pagas. Cuando cada clic cuesta, uno se vuelve conservador: mira solo lo que parece prometedor, y deja de explorar. En un negocio donde el valor está justo en encontrar lo que no era obvio, eso es caro aunque no aparezca en la factura.

Las dos preguntas para el comercial

Si estás evaluando herramientas, compara el precio con estas dos preguntas en la mano:

¿Qué cuenta exactamente como consulta? No es lo mismo que solo gasten las búsquedas a que gaste también abrir cada ficha. La diferencia entre una definición y otra puede ser de un orden de magnitud en consumo real.

¿Qué pasa cuando se agotan? ¿Se corta el acceso, se degrada el servicio, se cobra automáticamente? La respuesta te dice si el precio anunciado es el precio o solo el suelo.

Ninguna de las dos aparece en la tabla comparativa de la web. Las dos determinan lo que vas a pagar en diciembre.