Software de gestión de subvenciones para gestorías: qué mirar antes de contratar

Si llevas una cartera de pymes, el problema no es encontrar subvenciones. Es saber cuál de las que se publican hoy le sirve a cuál de tus clientes, y darte cuenta antes de que cierre el plazo.

Son dos cosas distintas, y casi todas las herramientas del mercado resuelven bien la primera y regular la segunda. Antes de contratar ninguna, merece la pena tener claro qué estás comprando.

Qué hacen realmente estas herramientas

Bajo la etiqueta "software de subvenciones" conviven cuatro productos bastante diferentes:

• Buscadores. Un catálogo de convocatorias con filtros. Sustituyen a mirar boletines a mano, pero la búsqueda la sigues lanzando tú.
• Sistemas de alertas. Guardas criterios y te avisan cuando entra algo que encaja. El salto de calidad respecto al buscador es grande, porque dejas de depender de acordarte.
• ERP de tramitación. Gestionan el expediente: estado, documentación, plantillas, facturación por cliente. Útil si tramitas mucho; sobredimensionado si solo quieres detectar oportunidades.
• Marca blanca. Un buscador con tu logo para que lo usen tus clientes.

No necesitas los cuatro. Un despacho que quiere dejar de perder plazos necesita el segundo. Uno que ya vive de tramitar quizá necesite el tercero.

Los cinco criterios que sí importan

1. De dónde saca los datos

Pregunta por las fuentes concretas, no por el total. La BDNS es obligatoria: es la base de datos nacional donde toda administración debe publicar sus convocatorias (te la explicamos aquí). Pero la BDNS llega tarde respecto al boletín autonómico, y ahí es donde se juegan los plazos cortos.

Si tus clientes están en una sola comunidad, comprueba que ese boletín esté cubierto de verdad. Un catálogo enorme con tu comunidad mal cubierta no te sirve de nada.

2. Si el cruce es por cliente o por búsqueda

Esta es la diferencia que separa una herramienta útil de una que abandonas en tres semanas.

Una búsqueda guardada te devuelve convocatorias que cumplen unos filtros. Un cruce por cliente parte del CNAE, el tamaño y la provincia de cada empresa de tu cartera y te dice a quién le encaja qué. Con veinte clientes, la diferencia es entre revisar una lista y recibir un veredicto.

Ojo con esto: la calidad del cruce depende de que los CNAE estén bien puestos, los principales y los secundarios (por qué los secundarios cambian el resultado). Ninguna herramienta adivina a qué se dedica tu cliente si el dato de partida está mal.

3. Cuándo avisa del cierre

Casi todas avisan cuando se abre una convocatoria. Las menos avisan cuando está a punto de cerrar, que es cuando de verdad duele.

Un aviso el día que abre se pierde entre el correo de la mañana. Un aviso quince días antes del cierre, y otro a los diez, llega cuando aún hay margen para reunir documentación. Más sobre cómo montar ese control.

4. Qué puedes enseñarle al cliente

Detectar la ayuda es la mitad del trabajo. La otra mitad es que el cliente sepa que se la has detectado.

Mira si la herramienta genera algo entregable —un informe por cliente, con tu marca— o si te deja con una pantalla que solo ves tú. En la revisión anual, un PDF con las ayudas abiertas de esa empresa justifica la cuota mejor que cualquier explicación.

5. Cómo escala el precio con tu cartera

Algunas cobran por usuario, otras por número de clientes, otras por créditos de búsqueda. Con una cartera de cien empresas, un modelo por créditos se vuelve caro y poco predecible. Comparamos los modelos de precio aquí.

La trampa del número de ayudas

Casi todos los proveedores anuncian cuántas ayudas indexan. Fandit, uno de los actores establecidos del mercado español, declara en su web más de 47.000. Otros manejan cifras aún mayores contando concesiones históricas.

Es la métrica más visible y la menos útil.

Esas cifras suelen mezclar convocatorias abiertas con cerradas, y ayudas de ámbitos que a tu cartera no le aplican jamás. Lo que le importa a un despacho es cuántas convocatorias abiertas ahora encajan con sus clientes, y ese número es siempre pequeño.

Un dato para calibrar: en España hay del orden de cinco mil convocatorias abiertas en un momento dado entre BDNS, BOE y los boletines autonómicos. A una empresa concreta —un CNAE, una provincia, un tamaño— le aplican del orden de quince o veinte.

El trabajo no está en acumular las cinco mil. Está en descartar las 4.900 que no aplican, sin que se cuele ninguna de las quince. Cuando evalúes una herramienta, pregúntale eso: no cuántas tiene, sino cuántas te va a enseñar de un cliente tuyo concreto. Pídele una prueba con una empresa real de tu cartera.

Cómo encaja Subelio

Subelio hace lo segundo: rastrea BDNS, BOE y los diecinueve boletines autonómicos, cruza cada convocatoria nueva con el perfil de cada cliente de tu cartera y avisa quince y diez días antes del cierre. De ahí sale un informe en PDF por cliente con la marca de tu despacho.

Está en beta cerrada con gestorías, y conviene que lo sepas antes de probarlo: es gratis mientras dure la beta y quien entra ahora conserva un 15% de descuento de por vida, pero es un producto joven y lo estamos afinando con los primeros despachos que lo usan. Si buscas una herramienta con diez años de rodaje, hoy no somos eso.

Si lo que buscas es dejar de mirar boletines y que alguien te diga qué le encaja a cada cliente, puedes entrar en la beta.